仕事道具-WORKERS’BOX

独立して何が楽しいか、というと仕事ももちろんですが、
仕事のやり方などすべて自分流でやれる、ということが大きいです。

どんなファイルを使うのか、どんなパソコンを使うのか、
準備するにはお金がかかりますが、とても楽しいです。

オススメの仕事道具として、今一押しがWORKERS’BOXです。
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一時期、ペーパーレスを目指していろいろ試行錯誤したのですが、
仕事のスピード、安心感考えると、アナログとデジタルの共存が一番良いのではないか、
と思い棲み分けを試行錯誤しているところです。

■税理士の仕事の特徴

税理士の仕事は、他の士業と同様に、複数の案件を同時並行的に処理する、という特徴があります。
法人、個人事業者の数だけ案件がかならず存在します。
少なくとも、顧問先の数と同数の案件があると言えるでしょう。
そこに、相続税や税務調査などの臨時の案件、執筆、任意団体の業務が加わってきます。
しっかりと頭とデータや書類を整理しながらやらないとマルチタスク的になってしまい、
混乱してしまいます。

ここ最近は、MacでもWindowsでもファイル検索が賢くなってきました。
なのでフォルダ管理をせずに、すべて一つのフォルダに入れておき、検索で管理する、
という方法論も提唱されています。

これはこれで有効なのですが、やはり税理士の仕事は、「案件」ごとの管理になります。
そうそう案件をまたがる仕事というのはありません。
したがって、PC内の整理も書類の管理もフォルダ管理として行う方がよいと思っています。

■書類のフォルダ管理の思考錯誤

これまで、クリアファイルで管理したり、
ミードの紙袋で管理したり、いろいろ試してきました。

ミードは、サイズ的にはあらゆるものをポンポン入れられて便利なのですが、

独立開業後、いろいろ迷っていたとき、WORKERS’BOXを発見して「これだ！」と思い、
現在活用しています。

■WORKERS’BOXの優れたところ

やっぱり、なによりも便利なのは、①のタイトルを一覧できることです。
必要なときに、必要な情報にさっとアクセスできるのは、本当にありがたい。
普通の二つ穴のファイルも便利ですが、進行している案件の場合、
必要な紙だけを取り出して、書き込んだり、メモしたりするとき、
綴じ込んだままだと書き込みにくかったり、ストレスが生じていました。

WORKERS’BOXの場合には、必要な紙だけを取り出してメモしたりできる。
とても小さなことですが、非常にありがたいです。

また、③についてです。
前の税理士事務所に勤めていたときは、新しい顧問先ができた場合、
①会社の謄本
②社長や担当者の名刺
をコピーして二穴ファイルを作成し、
謄本はファイリング、名刺はコピーして裏表紙に貼っていました。

とても感覚的な話で申し訳ないのですが、
ファイルなどにコピーして貼るのが好きになれません。
なんとなくなんですが。
WORKERS’BOXはそういう手間も必要ありません。

そんなこんなで書類管理、整理に今や不可欠なWORKERS’BOX
具体的な活用方法については、またエントリーしていきたいと思います。