2019-01-19

WORKERS’BOXと「超」整理法

WORKERS’BOXを使い倒す（2019年）
　001-WORKERS’BOX
　002-WORKERS’BOXとテプラとマスキングテープ
★003-WORKERS’BOXと「超」整理法
　004-仕事のスタイル、スタンドの活用方法

■「超」整理法の「押し出しファイリング」と「ポケット一つの原則」

WORKERS’BOXの棚での管理は、
角二封筒を活用した「超」整理法の現代版かなと勝手に思っています。

「超」整理法は、私なりの理解では、
片付け、整理に時間をかけたくないけど、なんとか探している書類等が
最速で見つかる紙ベースの整理のための方法論
だと思います。

野口悠紀雄教授の「押し出しファイリング」とは、私の理解では、以下のような書類整理法です。

　角二の封筒に内容、日時等の情報を記載し、そのなかに書類を放り込み、棚に並べて整理する方法。
一度使った封筒は、一番左側に置いて、古い書類は右側に流れていくため、自動的にフロー書類とストック書類が判別されていく整理法。
一番左側に常にフロー書類が置かれていくため、検索性に優れている。検索するとき、時間軸で検索する。
使っていない書類は、右側にあるため不要な資料の選別が考えずにできる。

「ポケット一つの原則」とは、

　いろいろな場所に情報を分散して収納すると探す手間が大きくかかる。
場合によっては見つからないこともある。
そのため、情報は基本的に一カ所に保管して検索性を高める。

■角二サイズの封筒だとタイトルが見えなかった

「超」整理法は、けっこう長い間実践していましたが、
角二封筒の横に書くため、タイトルが一覧できないのが難点でした。
あと、自分の手書きの字が好きではない、これは結構大きなことでした。

WORKERS’BOXは、その弱点を補完してくれているので、
たいへん便利です。
デジタルな時代に「超」整理法というのもなんですが、
税理士の仕事の場合、どうしても紙ベースで処理した方が早いんです。
いろいろなところから送られてきたPDFの資料も、
チェックすることが仕事ですから、やはり一回は打ち出して、
チェックしたほうが確実で早いです。
仕事の性質上、紙ベースでやったほうがよいことも多いのです。

こんな感じだったので一覧できませんでした。

■WORKERS’BOXと押し出しファイリング

前置きが長くなりました。
以上のように私の場合は、紙ベースの「超」整理法は未だに必要となっています。
そこで「超」整理法＋WORKERS’BOXが、現在の最適解となっています。

とりあえず、新たな案件ができた場合、WORKERS’BOXを作ります。
そこに必要な資料を放り込んでおき、棚に入れます。
使うために棚から取りだしたWORKERS’BOXは、終わったら一番左側に戻します。
そうすると常に現在進行中の案件は、左側に位置することになります。
逆に、右側は最近使っていないBOXであり、「不要な情報」or「ストックすべき情報」になります。
その場合、時々確認して、案件が終わっていれば
スキャン→廃棄
スキャン→ファイリング
でBOXのタイトルを剥がします。

「超」整理法の一つのコンセプトですが、
どの資料が不要なのか、あまり考えずに処理することができる、
というのが押し出しファイリングのポイントです。
整理するタイミングは、棚一段が一杯になったとき、というイメージで深く決めてはいません。
一つの案件が終了して整理している時、そういえばとついでに眺めて整理する時もあります。

もちろん、中には空のBOXがそのまま残している場合もあります。
これは日常的な顧問先の方のBOXです。
たとえば、決算の時期が近づいてきたら、必然的に入れる書類が増えていくことになります。

整理にあまり時間をかけたくないけど、それなりに整理しておきたい。
「超」整理法＋WORKERS’BOXは、今のところ順調に稼働しています。